【セルの理解編03】日付と時刻は、シリアル値という概念で計算されている。シリアル値の正しい理解と、勤務時間や勤務日数、給与計算のコツを解説!!

【０】YOU Tube解説資料及び本サイトの例題サンプル

Excelでは、数値と同様に「表示形式」がポイントになるのが「日付」「時刻」です。

日付をどのようにExcelが管理し、表示しているのかを理解しておかないと、思わぬ失敗を招くことになります。日付や時刻の表示の裏側では、数値に置き換えて保管されています。その数値がシリアル値です。数値に置き換えられるという事は、数式で足し算や引き算ができることを表します。ただし、シリアル値を正しく理解せずに、思い込みで計算すると、

間違った答えが表示されてしまいます。ここでは、シリアル値を正しく理解することと、計算する際のコツを紹介していきます。

【１】日付や時刻を表すシリアル値とは

（１） 日付のシリアル値ってどういうもの？

Excelの内部では、日付は、1900年１月１日を「１」として、１日ずつ増える仕組みで管理しています。この数値のことをシリアル値と呼びます。 数値で管理していることにより、日付の足し算や引き算も可能となります。

（２）では日付からシリアル値はどうやって調べるの？

以下の図２のシリアル値の調べ方を解説します。
サンプルとして、今回は、2022/1/1を例にとって説明します。

①シリアル値を調べたい日付のセルを選択して下さい。

②選択したセルの上で、マウス右クリックし、セルの書式設定を選択する

タブの表示形式で、標準を選択する。
するとサンプルにシリアル値の44562が表示される。これがシリアル値である。

（３）時刻のシリアル値ってどういうもの？

Excelの時刻では、1日24時間を「１」としてシリアス値を計算しています。そのため、12時は、半分の「0.5」である。朝の6時は、12時の半分で「0.25」である。図２に簡単な時刻とシリアル値の関係を示した図を載せているので、確認しイメージをもっておいてほしい。

【２】日付や時刻を、シリアル値を使って計算するコツ

（１） 作業終了日と作業開始日から作業日数を計算する方法

① セル「E５」に＝「D５-C5+1」を入力

（２）時刻の計算のコツ　※重要

Excelでは、時刻の引き算、足し算で、時間を計算することができます。ただし、「オートSUM」などを使って単純に合計するだけでは、図２の勤務時間合計のセルE10のように、明らかに間違った数値が表示されてしまいます。これは、Excelの標準設定では、24時間を過ぎると「0:00」にリセットされてしまうからです。
よって、図２の「よくある間違い」のようなことが、現場ではよく起こります。
では間違いを正しくするにはどうしたらよいか解説します。

（原因）
さらに詳しく見ていきます。図2の左と右を比べて何が違うかを見ていくとセルの書式設定が微妙に異なることがわかります。左図は、表示形式が「h:mm」となっており、右図は、「[h]:mm」となっています。Excel標準設定では、「h:mm」となっています。２つの違いと意味は、以下となっているので押さえておいてください。

「h:mm」の場合は、図２の左図では、どのように計算しているかと言うと
勤務時間9:00+8:00+8:00=25:00⇒24時で0:00にリセットされる。24時（0時）＋1時となり1時間と表示されてしまっています。

（対処法）
勤務時間合計のセルが、24時間以降の数字を表示することできないことが原因であるから、24時間以降の数字を表示できるようにする。

（手順）
① 勤務時間合計の1：00のセルを選択する。

② マウス右クリックし、セルの書式設定を選択

③ 表示形式のユーザー定義を選択し
種類の箇所にh:mmが選択されていることを確認

④ 「h:mm」を「[ｈ]mm」に修正し、OKをクリック。

⑤ 「25:00」と正しく表示されていることを確認

【３】シリアル値を使って給与計算のコツ

【４】まとめ

・「日付」も「時刻」もシリアル値という数値で計算されている。
・24時間以上の時間を計算する場合は、ユーザー定義で表示形式を「[h]mm」にする。
時刻と時間の使い分けを整理して理解し、勤務時間を計算する際は、注意しておきましょう。
・シリアル値で管理されている時刻や時間をほかの数字と計算する場合は、シリアル値を通常の時間単位に変換する必要があるため、シリアル値を24倍する必要があります。